La importancia de actualizar y segmentar tu base de datos.

8 de febrero de 2022

1. Introducción

1.1. ¿Qué es y para qué sirve una base de datos?

Una base de datos es una colección de información o datos organizada, estructurada y almacenada electrónicamente. Por ejemplo: una base de datos es una lista con nombres, direcciones y números de teléfonos de clientes actuales o potenciales. Es una herramienta que funciona como ̈almacén ̈ en un sistema de computadora y que puede ser gestionada de manera eficiente por medio de un software (CRM = Customer Relationship Management).

Una base de datos es un recurso muy importante para las empresas y sirve para guardar y organizar la información de sus contactos, incluyendo toda la información personal, historial de
comunicaciones e información de emails de marketing. Tu base de datos es el núcleo de todos tus esfuerzos inbound.

1.2. Objetivos

1. ¿Cómo actualizar tu base de datos?
2. ¿Por qué y para qué segmentar tu base de datos?
3. Beneficios de un manejo óptimo de la base de datos.

2. ¿Cómo actualizar tu base de datos?

Para que tu base de datos pueda contribuir al éxito de tu negocio, es importante que se mantenga ordenada y lo más actualizada posible, ya que te facilitará encontrar información rápidamente y
contactar a los clientes en los momentos más oportunos.

Te compartimos los mejores consejos para actualizar tu base de datos:

Selecciona los campos de información importantes para tu negocio:

Para mantener siempre limpia y ordenada tu base de datos, te recomendamos antes de nada analizar qué información es necesaria para tu negocio y cuál no. Desde ahí define los campos de
información que se solicitarán a los clientes.

Cuanto más simplificada esté la base de datos mejor. Elige los campos de información que sean clave y necesarios para el beneficio de tu negocio. Si se acumula información que no contribuye
a las acciones necesarias para el negocio puede resultar contraproducente.

Gestiona duplicados:

Es posible que dentro de tu base de datos existan contactos duplicados, ya sea, misma empresa con diferentes correos electrónicos o mismos usuarios más de una vez. Limpia bien la información de cada cliente para verificar los nombres y contactos actualizados y edita la información necesaria. Puedes utilizar herramientas especializadas que te ayuden a identificar los duplicados y que te
den la oportunidad de unificarlos en un solo contacto con la información correcta y más actualizada.

Analiza y borra contactos:

Realiza un análisis de los datos actuales para borrar los contactos que no interactúen con tu marca o que simplemente no muestran un interés real en tus campañas de marketing. Considera hacer procesos de limpieza de datos trimestralmente para asegurar el éxito de ventas y marketing. Procura tener siempre una base de datos actualizada para evitar invertir recursos en impactar a usuarios que no te interesan.

Monitorea los resultados y toma acción:

Monitorea en tiempo real los resultados para detectar a tiempo las oportunidades de mejora. Analiza las acciones de las actualizaciones realizadas para tomar decisiones acertadas y correctas. Puedes hacer reportes semanales para confirmar la información y tomar acción.

3. ¿Por qué y para qué segmentar tu base de datos?

Para optimizar el uso de tu base de datos es recomendable segmentar los datos de información según tus necesidades e intereses.

Puedes elegir algunas categorías como:
● Intereses
● Tamaño ● Sector
● Demografía

O bien puedes crear tus propias categorías específicas para cada objetivo de tu cliente ideal para identificarlos y destacarlos fácilmente manteniendo así actualizada la base de datos.

4. ¿Cómo segmentar mejor tu base de datos?

Segmentar tu base de datos consiste en agrupar los contactos dependiendo de sus características en común, para permitirte optimizar los resultados.
Existen distintas maneras de segmentar una base de datos, todo depende de los objetivos de la estrategia del negocio.

El principal objetivo de la segmentación es encontrar y destacar a los mejores clientes cualificados, los cuales pertenecen a un segmento específico basado en cómo han interactuado con tu organización.

3 claves para segmentar:

1. Tener la información correcta de los clientes.
2. Organizar bien la base de datos.
3. Entender la diferencia entre información explícita e implícita.

Sugerencias de segmentación avanzada:

● Segmentación por información de empresa:

o Tamaño de la empresa.
o Tipo de empresa.
o Industria

● Segmentación por rol o puesto de trabajo:

o Experiencia
o Función
o Departamento

● Segmentación por comportamiento:

o Conversiones
o Vistas de página
o Integración con email

● Segmentación por inteligencia de marketing:

o Datos de redes sociales
o Fuente Original o Analíticas web

Recuerda que todos los contactos que se encuentren dentro de tu base de datos son personas reales, que, si se atienden correctamente, te ayudarán a crecer tu organización.

Algunas categorías que pueden resultar muy útiles para la organización de la información de los contactos son:

Información de contacto: Nombre, email, número de teléfono, dirección y puesto de trabajo.

Información de redes sociales y sitio web: canales de comunicación y usuarios en redes sociales.

Información de conversación/Acciones: Cuándo se le ha contactado, avances y resultados.

Al elegir las categorías necesarias y segmentar tu base de datos estarás ahorrando costes y haciendo tus campañas más efectivas.

Algunas de las ventajas de segmentar tu base de datos son:

1. Ahorro de costes. 2. Conocer y detectar a los mejores clientes.
3. Mejorar la experiencia del cliente.
4. Personalización de las acciones.
5. Optimización de los resultados de las campañas.

5. Beneficios de un manejo óptimo de la base de datos.

Ahorro de tiempo y costes:

El principal beneficio de tener una base de datos actualizada, organizada y segmentada es el ahorro de tiempo y costes en el momento de buscar explotar la información.

Al tener bien estructurada la información de contactos será mucho más fácil y sencillo realizar acciones e impactar de manera personalizada a los clientes con sus características concretas.

Gracias a la base de datos y al conocer con detalle las características y necesidades de los clientes, se pueden diseñar estrategias objetivas para optimizar los resultados.

El uso de la base de datos te permitirá automatizar muchas acciones recurrentes que consumen mucho tiempo en realizarlas manualmente, como el envío de correos electrónicos semanales, se puede crear plantillas personalizadas y desarrollar workflows para así ahorrar todo el tiempo de dedicación y hacer mucho más rápida la ejecución de las tareas de comunicaciones con los
clientes.

Además, podrás analizar los datos y resultados de las acciones realizadas mucho más rápido, y que te permitirán recibir insights de valor para mejorar la toma de decisiones.

 

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